Vältä kesähuijareita – tarkistuslista väärennettyjen laskujen riskin vähentämiseksi

Kesäkauden alkaessa myös petosten ja väärennettyjen laskujen sesonkiaika alkaa. Monet työntekijät ovat lomalla ja palkattu määräaikaistyövoima voi aiheuttaa turvallisuusriskejä, jotka voivat valitettavasti olla loistava tilaisuus huijareille. Alla on käytännön vinkkejä siitä, mitä voit tehdä vähentääksesi petoksen uhriksi joutumisen riskiä ja mitä tehdä, jos joudut petoksen uhriksi.

Alta löydät Setterwallin täydellisen artikkelisarjan petoksista ja yrityskaappauksista, joista voi olla hyötyä ennaltaehkäisevässä työssä yrityksesi suojaamiseksi ympäri vuoden. Anna rohkeasti tipiä organisaatiolle, niin olet paremmin valmistautunut kesäkauteen!

Mikä on vilpillinen lasku?

Vilpillinen lasku on lasku, joka vaatii maksua tuotteesta tai palvelusta, jota vastaanottaja ei ole tilannut eikä vastaanottanut. Joissakin tapauksissa laskun laatijalla on ollut aiempaa yhteyttä sinuun, ja joskus sinulla ei ole ollut aiempaa suhdetta lainkaan. Yritykset saavat myös tilaamattomia tavaroita, jotka on lähetetty niille viestillä, että yritys on sitoutunut maksamaan, vaikka se ei ole aiemmin nimenomaisesti vastustanut toimitusta, esimerkiksi vastaamalla kielteisesti postitse lähetettyyn tarjoukseen.

Niille, jotka ovat maksaneet vilpillisen laskun, oikaisuprosessi on usein kallis. Älä siis maksa mitään ja varmista, että kiistät laskun asianmukaisesti.

Viisi vinkkiä petosriskin vähentämiseksi

1. Tarkista maksurutiinisi. Avainhenkilöstön ja vakituisen henkilöstön lomailu voi usein johtaa laiminlyötyihin maksurutiineihin. Lisäksi vuokratyöntekijöillä usein puuttuu kokemusta ja tietoa rutiineista. Siksi on varmistettava, että rutiinit on dokumentoitu hyvin ja laadittava luettelo nykyisistä toimittajista. Jos lasku vastaanotetaan muulta kuin listalla olevalta yritykseltä tai jos toimittaja vaatii maksua, joka poikkeaa tavanomaisista rutiineista, tämä voi olla varoitusmerkki..
   
2. Lue ja tarkista laskut huolellisesti. Monet huijarit ovat taitavia. Esimerkiksi lasku voi olla identtinen sen kanssa, jonka yleensä saat tavalliselta toimittajaltasi, mutta pankkisiirtonumeroa voi olla muutettu. Lisäksi lasku voi itse asiassa olla tarjous, mutta pienellä präntättynä voi olla vaikea ymmärtää, että kyseessä on tarjous eikä lasku.
   
3. Käytä aikaa varmentamiseen. Joissakin tapauksissa huijari soittaa ja vaatii laskun välitöntä maksamista, esimerkiksi koska eräpäivä on jo mennyt. Sinuun voi myös ottaa yhteyttä uusilta toimittajilta tai yhteyshenkilöiltä, joiden sähköpostiosoitteista et ole aiemmin saanut yhteyttä. Kaikissa tapauksissa sinun tulee varmistaa, että lasku on oikea ja että se on oikealta lähettäjältä.
   
4. Älä tee mitään sopimuksia puhelimitse. Varmista, että kaikki työntekijät ja tilapäiset työntekijät tietävät, etteivät he saa koskaan hyväksyä minkäänlaista nauhoitusta tai tehdä sopimuksia puhelimitse. Lisäksi mahdollisuuksien mukaan sopimuksia ei tule tehdä lainkaan kesällä, jolloin valtuutettu henkilöstö saattaa olla lomalla.
   
5. Kiistä lasku. Jos olet saanut vilpillisen laskun, on tärkeää, ettet anna laskunantajan painostuksen vaikuttaa sinuun. Sinun tulisi myös kiistää lasku mahdollisimman pian. Alla käymme läpi, miten voit edetä.

Laskun riitauttaminen kolmessa vaiheessa:

• Vaihe 1: Vastusta maksuvelvollisuuttasi ja dokumentoi se. Vastusta maksuvelvollisuutesi yliviivaamalla lasku ja kirjoittamalla olosuhteista riippuen joko "Vastustan maksuvelvollisuutta – emme ole tilanneet tavaraa/palvelua" tai "Vastustan maksuvelvollisuutta harhaanjohtavien tietojen vuoksi". Säilytä kopiot laskusta ja vastalauseestasi.
• Vaihe 2: Lähetä valituksesi kortin myöntäjälle. Lähetä lasku ja vastalauseesi takaisin laskun myöntäjälle sähköpostitse ja pyydä lukukuittaus tai kirjattuna kirjeenä siten, että päivämäärä ja kellonaika ovat selkeät. Säilytä kaikki kirjeenvaihdon kopiot.
• Vaihe 3: Ilmoita asiasta Swedish Tradelle ja harkitse rikosilmoituksen tekemistä. Lähetä kopio laskusta ja kirjeenvaihdosta Ruotsin kauppaliitolle. Tällä tavoin laskun myöntäjä voidaan lisätä Ruotsin kauppaliiton varoituslistalle, joka on rekisteri petollisista ja vilpillisistä kauppiaista. Tee myös rikosilmoitus, jos se katsotaan aiheelliseksi.

Mitä sinun pitäisi tehdä, jos liikkeellelaskija ei vapauta vaatimustaan?

Ohjaa liikkeeseenlaskijaa oikeustoimiin. Älä neuvottele. Näiden toimijoiden kanssa ei ole mitään järkeä keskustella, joten älä tuhlaa energiaasi tähän. Ei ole mitään keinoa estää epärehellisiä toimijoita vaatimasta maksuja yritykseltäsi.

Lähde: Setterwalls Law Firm AB